Ook in de advocatenbranche zijn business en concurrentie keihard. Een groot advocatenkantoor als Liedekerke - voluit Liedekerke Wolters Waelbroeck Kirkpatrick – moet er dus net als in de bedrijfswereld voor zorgen dat de processen juist zitten om toonaangevend te blijven. “Met circa 200 advocaten en medewerkers zijn we evengoed een groot bedrijf met concurrentie die om de hoek wacht. Om die voor te blijven, moeten we onze interne werking op punt hebben om steeds efficiënter te werken. Toch kan je pas echt optimaliseren en ook automatiseren als je weet wat je nodig hebt”, vertelt Bart Desmet, ICT & Change Manager bij het advocatenkantoor. Net om die reden haalde de raad van bestuur van Liedekerke adviseurs van Cegeka aan boord om middels een quick scan de businessprocessen eerst eens goed door te lichten en de strategische inzet van ICT te bepalen.

Liedekerke wilde onder meer het klantenrelatiebeheer verbeteren en ook de ERP-processen uitbreiden. Vooraleer het zonder omkijken een nieuwe toepassing zou implementeren, besliste het kantoor om de huidige werking eerst in kaart te brengen. Vervolgens zou het stapsgewijs processen definiëren om de werking van het kantoor gestroomlijnder te laten verlopen.

	Cegeka’s Quick Scan is een echte procesaudit, veel meer dan informatica alleen. Eerst de zakelijke processen en vervolgens de optimalisatiebehoeften en -mogelijkheden juist inschatten, dan de koppeling met IT-systemen als laatste stap.
	Bart Desmet ICT & Change Manager Liedekerke

“Dat is een werk van jaren en doorgaans gunnen bedrijven zich die tijd niet, maar dat paste ons wel degelijk. Uit Cegeka’s quick scan bleek alvast dat er niets fout zat met onze eerdere technologiekeuzes, maar wel dat we  onze werkwijzen konden verbeteren. Verdere, weloverwogen automatisering zou sterk kunnen bijdragen tot die procesverbetering”, geeft Desmet aan.

Eerst procesaudit, dan IT-oplossing

Twee auditors van Cegeka spraken in een achttal sessies met medewerkers op alle niveaus. “Cegeka’s Quick Scan is een echte procesaudit, veel meer dan informatica alleen. Eerst de zakelijke processen en vervolgens de optimalisatiebehoeften en -mogelijkheden juist inschatten, dan de koppeling met IT-systemen als laatste stap. Samen met Cegeka heeft Liedekerke een plan uitgewerkt om de werking van het kantoor verder te verbeteren: optimalisatie van human resources, boekhouding, processnelheid en –efficiëntie, naast andere. Zelf kreeg ik van de directie, naast mijn taak als ICT-manager, het vertrouwen om de interne begeleiding en coördinatie van het veranderingsproject ‘Rubicon’ op te nemen”, zegt Desmet.

Rubicon moet Liedekerke helpen om de activiteiten van advocaten en personeel verder te integreren. Zo zal het de interne stafdiensten zoals finance, human resources, legal en marketing verder laten evolueren tot servicepartners met een centrale, ‘shared’ dienstverlening. Daarvoor heeft het kantoor nood aan geïntegreerde informaticasystemen voor het hele kantoor. Rubicon zal daarom het dossierbeheer, het relatiebeheer, de interne communicatie, het documenten- en databeheer en het financiële proces centraliseren. Het zal Liedekerke op tal van vlakken helpen, zoals bijvoorbeeld kennisbeheer (knowledge management), marketing of cliëntenbeheer (client relationship management).

“Centrale systemen stellen het management ook in staat om de efficiëntie van het kantoor beter te meten”, vindt Jan Vincent Lindemans, managing partner bij Liedekerke.  “Als je in de hele organisatie data eenmalig centraal invoert, verkrijg je uniforme resultaten. Business intelligence-systemen  geven de directie via rijke ‘dashboards’ een beter inzicht in de goede werking of verbeterpunten van het kantoor. Elke medewerker krijgt ook een portaal op eigen maat waar hij de informatie en toepassingen vindt om zijn job uit te voeren.”

Change, maar en douceur

Om een goed zicht te krijgen op de verschillende bedrijfsprocessen creëerde Liedekerke een aantal werkgroepen. Zo gaat de werkgroep ‘CRM’ analyseren hoe Liedekerke het relatiebeheer kan verbeteren. Koppelingen met de ERP-software en het boekhoudsysteem staan op de planning.

Met het project is Liedekerke een stevige verandering aan het doorvoeren. Toch wordt ze goed  aanvaard omdat ze vanuit de buik de organisatie plaatsgrijpt. “Dat lukt dankzij de zachte aanpak van Cegeka wonderwel”, gaat Desmet verder. “De Limburgse rust is niet te onderschatten. Uiteindelijk is het een people’s business. Cegeka reikt ons de middelen aan om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. Het is wat mij betreft geen IT-bedrijf. Cegeka kruipt mee onder ons vel, geeft ons hands-on tips. We gaan echt vooruit.”

Het ‘nieuwe werken’ en het ‘papierloze kantoor’ in zicht?

Om zich te onderscheiden van de andere avocatenkantoren, wil Liedekerke ook van start gaan met de Factor 4 Index. Die onderzoekt onder meer de cultuur voor het Nieuwe Werken en de werkplek van morgen. “Advocaten kloppen flink wat uren”, legt Jan Vincent Lindemans uit. “Over de jaren heen is hun manier van werken sterk gewijzigd. Niet alleen moeten ze overal bereikbaar zijn en kunnen communiceren. Zij moeten ook kunnen werken op die plaatsen en met die middelen die hun op dat ogenblik het beste uitkomen. Dit impliceert dat alle informatie van op afstand beschikbaar moet zijn. Voor elk papieren dossier is er dus een digitale kopie. De IT-strategie moet rekening houden met de noden van vandaag en met de mogelijkheden van morgen. Het is meer dan bemoedigend vast te stellen dat Cegeka erin slaagt om de werkgroepen te motiveren en tot resultaten te brengen, en aldus meteen een draagvlak creëert voor de beoogde veranderingen.”