Jarenlang gebruikte bloemengroothandelaar Agora stabiele AS/400-servers om zijn bedrijfsinformatie en –administratie bij te houden, tot groot genoegen van de gebruikers. Met de sterke opkomst van webwinkels moest Agora weliswaar uitkijken naar een alternatief of complementair systeem. “Hoewel we graag hebben dat kopers onze planten, bloemen en andere tuinproducten in onze magazijnen komen bekijken, hadden we dringend nood aan een e-shop voor onze klanten”, vertelt Ruud Endeveld, de ICT-manager van Agora.

De AS/400 bleek daarvoor een iets te gesloten systeem te zijn. Het was moeilijk om klanten informatie op de server ter beschikking te stellen via het web. “De AS/400-server is bijvoorbeeld niet geschikt om een fotodatabank aan te maken, en foto’s zijn essentieel voor een internetwinkel”, meent Endeveld. “Onze mensen zochten uitwegen en hielden links en rechts zelf al wat foto’s bij. Met als gevolg dat je nooit wist waar de foto’s van een collega stonden wanneer die met vakantie was. Het ontbrak ons aan een gestructureerd beheer van beeldmateriaal. We wilden zoveel mogelijk op AS/400 houden, maar dat kon niet langer. Het grote verschil met vijf à tien jaar geleden is dat iedereen, zowel medewerkers als klanten, altijd toegang wil tot informatie.”

	Snelheid van handelen is in een bedrijf als het onze erg belangrijk. Met REOS kregen we meer controle over onze producten en processen.
	Ruud Endeveld ICT-Manager Agora

Agora koos voor het REOS-retailconcept van Cegeka, bij wie het al vele jaren AS/400-diensten afnam. REOS laat toe om de e-shop, beeldenbank en ERP-software op elkaar af te stemmen. De masterdata zit nog maar op één plaats, maar de REOS-middleware springt er slim mee om. Een central data store is de spil tussen Agora’s systemen.

DAM centraliseert fotobeheer

Een van de componenten van Agora’s REOS-infrastructuur is de digital asset management-software. Onder meer de accessoiresafdeling van Agora, Aksent, maakt gretig gebruik van de beeldenbank. Zij hebben enorm veel foto’s van vazen, bloempotten en andere sierstukken. Die foto’s stonden vroeger allemaal op verschillende computers of men toonde online gewoon geen foto. Nu organiseert Agora dat heel eenvoudig via de DAM.

PIM weet alles

De technische informatie over die vazen, maar ook van andere producten zoals de bloemen zelf, is nu ook vlot beschikbaar via het product information management-systeem. Medewerkers kunnen er alle productinformatie vinden: lengte, diameter van vazen of bloemen. Aan de hand van simpele queries kom je bijvoorbeeld sneller te weten welke bloem past in het potje van 10 cm dat je gekozen hebt.

Was de investering in de verschillende REOS-componenten niet moeilijk hard te maken ten aanzien van de directie? “Je hebt altijd een business case nodig om je IT-investeringen hard te maken, maar er was ook vooral gewoon een webwinkel nodig of de concurrentie nam voorsprong”, aldus Ruud Endeveld. “Snelheid van handelen is in een bedrijf als het onze erg belangrijk. Bloemen zijn een vers product. De business moet vooruit om de producten zo snel mogelijk bij de klant te krijgen. Je keten moet dus efficiënt draaien anders is de concurrentie je voor. Met REOS kregen we meer controle over onze producten en processen.”

Nieuwe veilingtoepassing

Om sneller te kunnen handelen en verhandelen, had Agora ook nood aan een nieuwe applicatie om efficiënter bloemen te kopen op de veilingen in Nederland, waar het eigen inkoopbedrijven heeft. In de AS/400-toepassing zagen de inkopers voor welke bloemen er bestellingen toegekomen waren en op welke loten ze dus moesten bieden. Maar op zo’n veiling gaat het erg snel en de inkopers vroegen om meer gebruikersvriendelijke software.

Cegeka schreef voor de veilingmedewerkers een .NET- applicatie die de koppeling maakt tussen de bestellingen op de AS/400-server en de registratie van de aankopen op de veiling. Als je iets gekocht hebt, geeft de veiling je een elektronisch bevestigingsbericht van je aankoop. Maar de bestellingen en effectieve aankopen zijn dan nog niet gesynchroniseerd in het AS/400-systeem. Dat gebeurde in het verleden in de kantoren van Agora. Met de nieuwe .NET-software doen de inkopers dit nu zelf aan de klok.

Toegang tot facturen en BI-rapporten via nieuw portaal

Naast REOS installeerde Cegeka ook Microsoft SharePoint bij Agora. De software doet er dienst als portaal met interne informatie en het is de startpagina voor alle toepassingen bij Agora. Medewerkers kunnen er documenten delen, verkoopinformatie terugvinden en ook verkooprapporten. De verkoopcijfers staan uiteraard in de ERP-software op de AS/400, maar voortaan zet Microsoft BI ’s morgens een PDF-rapportje op Agora’s interne portaal. Medewerkers krijgen zo statische en dynamische rapporten om verkoopcijfers beter te vergelijken en interpreteren.

Wettelijk is Agora ook verplicht om zijn klantenfacturen bij te houden. Met AvePoint digitaliseert de groothandelaar de facturen uit de ERP-software op zijn SAN-opslaginfrastructuur. Via SharePoint krijgen gebruikers dan toegang tot het facturenarchief. In de toekomst wil Endeveld het stockbeheer nog beter organiseren. “We kijken nog hoe we de stocks efficiënt kunnen weergeven, wat niet eenvoudig is met een actieve winkel en webshop. Met Cegeka heb ik echter veel technische competenties ter beschikking. Het is makkelijk werken zo”, besluit de ICT-manager.