Stel: je haalt een geweldig ERP-pakket in huis en je draait het op een systeem dat bekend  staat om zijn stabiliteit. Toch blijft het licht af en toe uitgaan. Dat is allereerst zonde van  de investering, maar ook de productie en business vallen dan volledig stil. “De les is  dat je huiswerk na de ERP-implementatie niet af is”, vertelt Elze Veldhuis, IT Manager bij  Heuschen & Schrouff. “Je business evolueert en je flexibele toepassing gaat daar lekker in  mee. Tegelijk moet je er wel voor zorgen dat de architectuur eronder die aanpassingen  vlot kan dragen. Dat technische applicatiebeheer hebben we toevertrouwd aan Cegeka,  en het bleek een schot in de roos.” Inmiddels koppelde Heuschen & Schrouff zijn ERP  ook met RF-systemen, voor nog meer efficiëntiewinst.

Heuschen & Schrouff is een van Europa’s grootste importeurs  en distributeurs van Aziatische voedingsmiddelen. Het bedrijf  is uitgegroeid tot een echt handelshuis, met gerenommeerde  supermarkten als grootste klanten. Zij verwachten van hun leveranciers  een dienstverlening op hun maat. “Als je een bepaald artikel een week  niet kan leveren aan een toko, heb je een probleem. Maar een week  niet leveren aan AH, en de kans is groot dat je geschrapt wordt van de  leverancierslijst”, weet financieel directeur  Jo Janssen, die al sinds 1989 aan het bedrijf  verbonden is. Daarom kreeg IT bij Heuschen  & Schrouff door de jaren heen een meer  voorname plek in de organisatie van de  businessprocessen. Om die processen goed  aan te sturen, haalde het bedrijf in 2009 SAP  in huis, dat met vooraf geconfigureerde  templates een module heeft voor bedrijven  uit de food sector.

	Je huiswerk is na de ERP-implementatie niet af. De outsourcing van het technische applicatiebeheer naar Cegeka was een schot in de roos.
	Elze Veldhuis IT Manager Heuschen & Schrouff

De keuze voor SAP was strategisch, want nodig om grotere markten aan te  kunnen. De grote Aziatische producenten  hebben hun verkoop in Europa danig  geprofessionaliseerd en lokale verdelers gingen goed- of kwaadschiks  mee. “Tegelijk was de keuze voor SAP ook best ambitieus voor een  kleiner bedrijf”, zegt Janssen. “En bovenal in combinatie met IBM  i.  We schakelden dan wel over naar SAP ter vervanging van een  eigen AS/400-pakket, we hadden jarenlang een goede ervaring met  de hardware zelf. Cegeka heeft SAP op IBM i geïnstalleerd en de  infrastructuur zo getuned dat het goed draait.”

SAP op IBM, voer voor specialisten

Na de integratie bleef Cegeka beschikbaar voor advies en interventies. “Het plan was om het systeembeheer zelf te doen. Maar een ad hoc beheer kun je met een SAP-omgeving niet doen”, weet Veldhuis nu. “We losten ad hoc steeds de calamiteiten op en hielden zo het systeem in leven, maar haalden de oorzaken van die calamiteiten niet structureel weg. Kijk, zo’n ERP-pakket moet grondig gemanaged worden en dan zijn er twee mogelijkheden: of je investeert in een eigen IT-medewerker met die kennis of je besteedt het technisch beheer uit aan een hierin gespecialiseerde partij die ook continu bijschoolt en technische kennis up-to-date houdt. Om strategische redenen hebben we het technisch beheer overgedragen aan Cegeka, dat als een van de weinigen topkennis heeft van SAP op IBM i.”

 Heuschen & Schrouff kan nu terecht bij Cegeka voor het operationele  beheer van zijn IBM System i en van SAP,  remote management,  Servicedesk en 24-uursmonitoring van de besturingssystemen en SAP  processen op afstand. Het voert ook regelmatige health checks uit op  de software. “Zij weten perfect welke processen moeten lopen opdat  SAP optimaal draait. In het verleden was  het systeem soms plots onbeschikbaar.  Nou, dat kan vandaag de dag niet meer.  Cegeka heeft mogelijke oorzaken van een  systeemstoring al vooraf in de smiezen  en stuurt tijdig bij. Bovendien stelt het  een System Guard voor IBM i en een Basic  SAP Consultant ter beschikking die 24/7  bereikbaar zijn. Er is geen onnodige stress  en ‘t is dus gemakkelijk werken zo. En als er  een keertje echt moet worden gesleuteld  aan de machine, komt iemand van Cegeka ter plekke als het niet remote  opgelost kan worden.”

Kerngezond dankzij proactief 24-uursbeheer

Door het systeem 24/7 in de gaten te houden, is Heuschen & Schrouff  de problemen nu voor. Er komen automatisch meldingen uit het  bewakingsysteem dat er bijvoorbeeld performanceproblemen  aankomen, dat schijven gaan vollopen, enzovoort. Wanneer de server  in het verleden uitviel door bijvoorbeeld een fout ingeregelde back-up,  was Heuschen & Schrouff er pas de volgende ochtend van op de hoogte  doordat medewerkers niet in het systeem konden. Het hield wachttijden  in, maar ook productieverlies en ontevreden klanten. Nu reduceert  Heuschen & Schrouff heel sterk de kans op calamiteiten en hoeft het zich  niet meer druk te maken over het systeem waar SAP op draait.

Bovendien houdt Cegeka ook een aantal trends in de gaten. Het  signaleert Heuschen & Schrouff dat er meer processorkracht nodig is  wanneer het systeem intensiever gebruikt wordt of nieuw maatwerk  in SAP om meer paardenkracht vraagt. Zo vermeed het recent  problemen door tijdig het interne geheugen uit te breiden en een  tweede processor te activeren op de IBM System i.

Geautomatiseerde orderpicking versnelt voorraadbeheer

Dankzij de vlottere werking van SAP kon Heuschen & Schrouff onlangs  ook onder meer rf-scanning koppelen met  het ERP-pakket. Orderpicking moet de  toeleveringsketen en het voorraadbeheer  stroomlijnen. “Met RF hebben we de business  en IT-processen flink verweven. Als een  verkooporder nu binnen een uur moet  worden klaargezet voor het laden van een  vrachtwagen, kan dat. De volgende stap is  naast RF- ook voicepicking te introduceren,  waarbij de order pickers een headset dragen  en van de computer hun opdrachten krijgen.  Zo hebben ze de handen vrij en is de kans op fouten nog kleiner.  Bovendien is bij het accepteren van de verkooporder meteen duidelijk  of het artikel op voorraad is en niet op het moment dat de bestelling  in het magazijn bij elkaar gezocht wordt. Het gebruik van RF is niet  standaard voorzien in SAP, ook daarin heeft Cegeka geassisteerd”, aldus Veldhuis.

“Bestellingen van toko’s gebeuren vaak nog per fax, maar de grote  winkelketens willen het geautomatiseerd”, aldus Jo Janssen. “Door onze  groeistrategie worden we dus afhankelijker van  real time processing,  waar de integratie van supply chain met onder meer webshops en ERP  nodig is. Ook daarom kozen we voor Cegeka, dat ons in al die trajecten  begeleidt en adviseert. Zo onderzoeken we nog hoe we onze IBM  System i kunnen uitrusten met high availability, want ook dat wordt  steeds belangrijker.”