Never change a winning… process. Toen alarmcentrale Mutas een zelfstandige Belgische entiteit werd, moest het ook op zoek naar bedrijfssoftware voor de bijstandverleners. Omdat de interne werking echter op punt stond, wilde het lokale team graag verder met de vertrouwde manier van werken. Mutas vertrouwde de opdracht toe aan de Agile Software Factory van Cegeka. De hulpverleners op de alarmcentrale zetten gewoon het werk voort.

Cegeka bestudeerde de werkprocessen en vernieuwde vervolgens de software. “De hulpverleners krijgen nu toegang tot dezelfde informatie, maar het systeem is intuïtiever”, zegt Project & Data Developer Koenraad Tholen. “De nieuwe toepassing werd gebouwd met Microsoft-software en is daardoor aangenaam om mee te werken, het oog wil ook wat.”

	Cegeka organiseert zijn volledige planning in functie van de tweewekelijkse iteraties, waardoor er van bij de start een grote transparantie is.
	Koenraad Tholen Project & Data developer Mutas

Systeem verdeelt automatisch taken

Wanneer een patiënt voor bijstand naar de centrale belt, maakt de hulpverlener eerst een dossier aan. Hij krijgt een aantal vervolgschermen waarin hij onder meer de persoonlijke gegevens, de reisdata en het medisch euvel van de verzekerde moet invoeren. De klant vermeldt of hij zijn reis wil stopzetten of verdere assistentie ter plaatse wil. De bijstandsorganisatie controleert dan wat er mogelijk is binnen zijn verzekering. Mutas’ artsen nemen alvast contact op met het lokale zorgteam om de ernst en graad van het letsel te bekijken. Nadien beslist Mutas over de repatriëring of verdere zorgverlening ter plekke en informeert de klant.

Voor alle interventies maakt het systeem automatisch opvolgtaken aan. De nachthulpverlener stopt het eerstvolgende dagrooster in de toepassing, dat de verschillende taken van de dossiers vervolgens gelijkmatig verdeelt over de medewerkers in functie van hun specifieke vaardigheden: artsen, repatriëringteam, dossierbeheerders, kostenregelaars, enzovoort. “Dat gebeurt aan de hand van een algoritme”, legt Tholen uit. “Cegeka heeft het algoritme snel en op de juiste manier geïntegreerd in Microsoft .NET. We dachten dat dit een probleem kon vormen, maar het verloopt perfect. Dat is cruciaal omdat het de basis vormt van onze interne werking.”

Ook andere diensten krijgen nu taken toebedeeld

De werkverdeling, momenteel vooral nuttig als planningstool voor de dossierbeheerders, zal in de toekomst uitgebreid worden. “Onder meer de artsen en kostenregelaars werkten met aparte subsystemen voor hun planning. Die beide front-endtoepassingen zijn nog niet geïntegreerd, maar maken wel gebruik van hetzelfde databasesysteem. We willen er dus voor zorgen dat ook zij hun werk kunnen plannen via de nieuwe software”, aldus Tholen.

Ook de eigen boekhouding werkt voortaan met de nieuw ontwikkelde toepassing. Hun aparte applicatie uit het verleden werd gemoderniseerd en geïntegreerd met de software van de alarmcentrale. De hulpverleners kunnen nu in hun dossiers zien of bijvoorbeeld ziekenhuizenfacturen al betaald zijn. Na de kantooruren zijn de boekhouders onbereikbaar, maar nu kunnen de hulpverleners van de avondshift pakweg Zuid-Amerikaanse ziekenhuizen ook voorthelpen.

Meer informatie op één scherm

Dankzij de nieuwe Windows-technologie kan Mutas de hulpverleners veel meer informatie aanreiken via één enkel scherm. “Daardoor laden de schermen iets trager maar in ruil heb je een veel beter overzicht. De toepassing was in het verleden meer gesegmenteerd in deelschermen en moest minder informatie tegelijk oproepen. Hoewel we met de nieuwe technologieën niet dezelfde snelheid van werken kunnen garanderen, is de feedback erg positief. Dankzij het cachegeheugen stelt het systeem onder meer een reeks gemeenten voor als je een eerste letter intypt. Dat werkt lekker snel. De gebruikersvriendelijkheid is enorm gestegen waardoor ook de leercurve voor nieuwe medewerkers zakt.”

Agile ontwikkeling is doorslaggevend

Cegeka ontwikkelde Mutas’ toepassing volgens de regels van de agile-methode. “Een belangrijk punt in hun voordeel, want we vonden we het belangrijk om het ontwerp kort te kunnen opvolgen. Als je om de twee weken samen zit met de ontwikkelaars, kun je tijdig bijsturen.”

“Agile softwareontwikkeling is misschien nog niet zo bekend in België, maar wij zagen heel duidelijk de voordelen ervan in”, zegt Koenraad Tholen. “Cegeka organiseert zijn volledige planning in functie van de tweewekelijkse iteraties, waardoor er van bij de start een grote transparantie is. Bij de andere kandidaten was de planning toch iets vager.”

Cegeka stelde bij aanvang zes maanden voorop om de opdracht af te werken. “Al met al gingen ze slechts anderhalve maand over deadline, dat is in software-ontwikkeling de naam achterstand niet eens waardig. Cegeka begon met twee programmeurs en vulde in het zicht van de deadline het team aan met nog eens een tweetal specialisten. Dankzij de vlotte planning hebben we voor de migratie alle traditionele kinderziekten kunnen wegwerken en de toepassingen met elkaar kunnen integreren.”