Begin 2010 lieten twee grote Nederlandse beheerders van de elektriciteits- en gasnetten Alliander en Enexis hun respectievelijke dochters Liandyn en IP Lighting samenvloeien in Ziut. Beide netbeheerders waren volgens ministerieel besluit verplicht om hun commerciële activiteiten te ontvlechten. Het pas opgerichte Ziut moest daarom op zoek naar een nieuwe ICT-infrastructuur. De directie pakte het meteen strategisch aan en besteedde de operationele informatica volledig uit. De directie vond haar nuchtere gelijke opmerkelijk genoeg bij de zuiderburen. “Kijk, in outsourcing moeten beide partijen goed met elkaar kunnen praten zodat de doelstellingen gelijklopen”, meent ICT-programmamanager Frank Voortman. “Met Cegeka is er die cultural fit.”

Ziut ging niet over een nacht ijs. Een team van om en bij twintig personen begeleidde het ICT-outsourcingtraject. “Voor Ziut was het eerst even zoeken naar de juiste aanpak. Voor een clubje van 500 man lukt het je nooit om een breed IT-platform intern te beheren. Die economy of scale ga je nooit halen. We bepaalden dus eerst de bedrijfsdoelstellingen, vertaalden die naar IT en keken dan wat we in huis wilden houden”, legt Voortman uit. “Het operationele IT-beheer is geen core business en heeft dus geen toegevoegde waarde voor het bedrijf. We maakten onze IT-kosten voorspelbaar maar blijven wel in de regiefunctie zitten.”

	Cegeka’s insteek is service leveren en dat is echt verfrissend. Anderen leveren gewoon technisch op. Het is niet omdat Exchange server is geïnstalleerd dat je ook e-mail kunt versturen.
	Frank Voortman ICT-programmamanager Ziut

Na een aantal referentiebezoeken koos Ziut voor het Belgische Cegeka. Voortman: “Het maakt niet zoveel uit of je systemen in de Belgische of Nederlandse cloud draaien. ’t Is belangrijk dat er geen logge structuren zijn bij je dienstverlener. Wel, flexibiliteit is net de kracht van Cegeka. In onze markt van middelgrote bedrijven levert het echt toegevoegde waarde.”

1 laptop voor 9 thin clients

Cegeka en Ziut definieerden vijf verschillende werkomgevingen volgens de behoeften van de medewerkers. Zo kreeg een honderdtal gebruikers iets meer computerkracht omdat ze met zware CAD-ontwerpsoftware werken. Andere gebruikers kregen lichtere computers of thin clients en maken verbinding met de bedrijfssystemen via centrale, gevirtualiseerde servers in Cegeka’s datacenter in Hasselt. Computergebruikers van Ziut kunnen voortaan rekenen op de helpdesk van Cegeka voor ondersteuning. “De softwaremigratie is perfect verlopen. De toepassingen draaien in een private cloud bij Cegeka en qua snelheid op de thin clients merk je daar niets van”, aldus Voortman.

Daarmee paste Ziut het flexplekkenconcept toe. Het houdt in dat 1 op 10 medewerkers een laptop kreeg. Alle computergebruikers die niet offline moeten werken, kunnen zich immers overal aanmelden in de kantoren van het bedrijf. Met een thuiswerkplek hebben ze via VPN toegang tot alle bedrijfstoepassingen. Ziut onderzoekt verder of het geen toegang kan verlenen aan toeleveranciers en klanten via een portaal. Zo moeten aannemers bijvoorbeeld aannemersstaten kunnen invullen voor aangeleverde materialen, nieuwe opdrachten oppakken, uitvoeren, enzovoort.

Flexibiliteit troef

De medewerkers gingen aan de slag met de nieuwste technologieën: Microsoft Office 2010, Windows 7 en met SAP kwam er ook nieuwe ERP-software. Daarmee had Ziut toch een rist nieuwigheden in te passen. “...en dat was een hele uitdaging”, weet Voortman. “De vijf vestigingen hadden elk een eigen werkwijze, en we consolideerden alle processen naar één stramien. Change management is een toch belangrijk onderdeel, merkten we. Desondanks kozen we voor de korte pijn, en in dat geval moet je wel op wat flexibiliteit kunnen rekenen. Cegeka heeft zich daar echt positief opgesteld. Kort voor deadline moesten we nog zaken regelen voor de datamigratie, consolidatie, enzovoort. Die laatste wijzigingen heeft Cegeka heel vlot doorgevoerd. Ze zorgden ervoor dat de infrastructuur volledig klaarstond vóór de migratie.”

Het technisch applicatiebeheer verloopt volgens Voortman naar wens. Het functionele toepassingsbeheer is gescheiden. “Daar zit een welomlijnde knip tussen. We geven zelf invulling aan het functionele beheer, samen met een externe consultant. Vandaag is het voor Ziut evenwel belangrijk om zelf ook functionele kennis over SAP op te steken.”

Als alle veranderingen doorgevoerd zijn, mikt Ziut op 20% tijdswinst door procesefficiëntie en ketenintegratie, niet alleen binnen Ziut maar met alle partijen. De ICT-directie bekijkt continu hoe ze de business kan ondersteunen met nieuwe diensten. De servicemanagers van Cegeka overleggen doorlopend met Ziuts service level managers hoe die changes moeten evolueren.

Verfrissende aanpak

“Dat proberen we in partnership te doen, niet in wij-zij modus”, vertelt Frank Voortman. “De voortgang van de projecten moet goed en vlot zijn. Wanneer blijkt dat iets niet goed werkt, kunnen we het concept altijd snel aanpassen. We komen bij Cegeka heel snel bij de juiste persoon terecht: van architect tot service manager en zelfs directeur. Grote bedrijven gieten contracten in onwrikbaar beton. Niet zo bij Cegeka. We bekijken samen welke richting Ziut wil uitgaan en hoe Cegeka daar een rol in kan spelen. Heel veel outsourcingtrajecten mislukken omdat change management niet goed aangestuurd wordt. Strategische planning met je sourcingpartner is erg belangrijk. En uiteraard proberen we het proces te verfijnen zodat beide partijen er als winnaar uitkomen.”

Het outsourcingproject loopt intussen ruim zes maanden. “De operationele transitie verliep volledig volgens planning. Als we het opnieuw zouden doen, deden we het exact zo”, zegt Service Level Manager Marcel Eizinga. “Dat is een pluim voor het gecombineerde team Cegeka en Ziut. Nu zijn we voornamelijk de laatste losse eindjes goed aan het vastknopen. Die laatste procentjes kosten wel het meeste tijd maar leveren je later ook het meeste op. Cegeka’s insteek is service leveren en dat is echt verfrissend. Anderen leveren gewoon technisch op. Het is niet omdat Exchange server is geïnstalleerd dat je ook e-mail kunt versturen. Dat is het verschil met onze partner.”