Voor een organisatie als de VDAB (Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding) is een goede informatica-infrastructuur onontbeerlijk. Paul Danneels, CIO bij de VDAB: ‘Onze organisatie stelt 5.000 mensen tewerk, beschikt over 12.000 pc’s en verwerkt jaarlijks een half miljoen vacatures. Ons systeem bevat constant ongeveer 200.000 actieve werkzoekenden. Om dat alles in goede banen te leiden, maakten we onlangs de overgang naar één databank zodat we kandidaten en vacatures beter en juister kunnen koppelen, via een online systeem met intelligente pushtechnologie op één database.’ Het is een opdracht die zo zijn voorgeschiedenis heeft.

Met Simona, dat de VDAB-bemiddelaars in de jaren ’80 gebruikten, werden zowel de dossiers van de werkzoekenden als de vacatures zichtbaar. Hierdoor konden ze snel en eenvoudig zoekopdrachten doen in een databank voor heel Vlaanderen. De IT-trein was vertrokken. De strategische draad die daarbij steeds werd aangehouden was de toenemende zelfredzaamheid van werkzoekenden en bedrijven. Vanuit die visie zorgde WIS (het Werk Informatie Systeem) in de jaren negentig voor volledige externe openheid. De VDAB-inspanningen oogstten overal in Europa bewonderende blikken, want een systeem met 4.000 synchrone gebruikers, dat was, onomwonden, straf. Na WIS kwam KISS (Kandidaten Informatie- en Selectiesysteem). Daarmee konden de werkgevers de cv’s van de werkzoekenden zelf doorzoeken. In 2000 volgde ‘Jobmanager’, waarbij werkgevers rechtstreeks hun vacatures konden ingeven.

	Ik geloof heel sterk in de ‘agile software development-methodiek, vooral ook omdat een gemengde ploeg voor een goede kennistransfer zorgt.
	Paul Danneels CIO VDAB

De vernieuwingen duiden aan hoe belangrijk informatica is voor de VDAB. In 2002 maakte ‘Mijn VDAB’ een interactief gebruik van de website mogelijk, met een persoonlijk pro¬ el en dossier voor elke gebruiker. Vanaf ongeveer 2004 kantelde de situatie op de arbeidsmarkt echter en was er een schaarste aan arbeidskrachten. Daarom zocht de VDAB vanaf dan naar IT-instrumenten om actief vacatures aan te bieden. Het mastervacatureproject waaraan Cegeka meewerkte, ‘pusht’ nu de vacatures naar de werkzoekenden via een wekelijkse brief, e-mail of sms. Deze automatische online koppeling laat bovendien toe dat er in reële tijd gecommuniceerd wordt en dat de werkzoekenden rechtstreeks toegang krijgen tot de vacaturebank. Ze kunnen dus zelf werkgevers contacteren. Vandaag gebeurt ongeveer 80% van de koppeling tussen sollicitant en vacature via de site en ongeveer 20% via trajectbegeleiding door de consulenten, die hiermee de mensen helpen die het echt nodig hebben.

IT is strategisch

‘IT staat hoog op de agenda van de directie en we maken ons strategisch plan in functie van de klanten: de burgers en de ondernemingen,’ vertelt Paul Danneels. ‘Om een eenvormige dienstverlening te kunnen bieden, is onze infrastructuur vandaag centraal georganiseerd op één database. We werken daarbij met externe partners zoals Cegeka. Dat laat ons toe om   exibel en vernieuwend te zijn.’ Het datavolume waarover Paul Danneels spreekt, is groot. ‘Op jaarbasis registreren we ongeveer 500.000 vacatures en 400.000 werkzoekenden. Daarvan zijn gemiddeld 200.000 actief werkzoekend. Jaarlijks hebben we 10 miljoen contacten met werkzoekenden en per dag gaan er gemiddeld 16.600 vacatures naar werkzoekenden.’ Het vergt slechts weinig verbeelding om zich de digitale bedrijvigheid in de VDAB-servers voor de geest te halen. Zij worstelen zich doorheen de miljarden gegevens om iemand met speci¬ eke ervaring en looneisen te koppelen met een geschikte vacature.

‘Een team van twintig mensen was toegewezen aan dit mastervacatureproject. In een eerste fase, nog voor Cegeka, was het grootste probleem dat het project voordurend evolueerde en er hierdoor geen exacte projectde¬ nitie of ‘scope’ was. De traditionele watervalaanpak met doelstelling, ontwikkeling en implementatie zorgde voor te weinig resultaat,’ vertelt Paul Danneels. Sterker, de VDAB stond heel dicht bij het stopzetten van het project. ‘Dus opteerden we voor de iteratieve aanpak van de ‘Agile Software Development’-methodiek. Aanvankelijk hanteerden we de methodiek met een eigen ploeg, maar de aanpassing was te groot. We riepen de assistentie in van Cegeka. Ze vaardigden ontwikkelaars, analisten en een projectleider af. Er ontstond enthousiasme en dynamiek, ook in de rest van de onderneming, die het geloof in de daadkracht van de informatica-afdeling ietwat verloren was. Op aanraden van Cegeka vulden we het projectteam nog aan met een eigen productmanager. Dat zorgde voor een grote beslissingskracht. De Agile-methodiek leidt naar daadwerkelijk resultaat en is een absolute aanrader.’

Nieuwe dynamiek en vertrouwen

Een van de grote uitdagingen van het project was om twee databases te verenigen. ‘Met 200.000 vacatures, spreek je meteen over veel gegevensintegratie, waarbij vertaalslagen van de binnenkomende, externe data naar de database nodig zijn. Maar ook de koppeling van vacature en werkzoekende, dat nu heel gericht kan gebeuren via kwaliteitsparameters, was een huzarenstuk. Net als het doorsturen van de vacatures naar de VDAB-site en andere bronnen, zoals teletekst of sms. De grootste verwezenlijking van dit project vind ik zonder enige twijfel het feit dat iedere vacature nu door iedereen op dezelfde manier gezien wordt. In ons oude systeem hadden de VDAB-medewerkers een ander zicht op de vacature en dat is gewoonweg niet gezond, want op die manier ontstaan Babylonische misverstanden, en bovendien ook synchronisatieproblemen.’

Dit mastervacatureproject is cruciaal voor de werking van de VDAB. Dat de zaken zichtbaar vooruitgingen, was goed voor de moraal van de mensen en voor de organisatie. Die vooruitgang en dynamiek bleken uit de dagelijkse ‘scrums’ waarbij het team ‘s morgens rechtstaand vergadert over de stand van zaken, en uit de veertiendaagse softwareoplevering, de terugkoppeling naar de business en de acceptatietesten. Paul Danneels getuigt: ‘Er ontstond een heel nieuwe dynamiek en vertrouwen. Als nieuwe informaticamanager was die vooruitgang een voorwaarde voor mijn eigen geloofwaardigheid binnen de organisatie. Het was voor mij belangrijk dat ik met een informaticapartner samenwerkte die ik kon vertrouwen.’

Het nieuwe informaticasysteem ging begin 2010 live. De 20 teamleden, van zowel VDAB als Cegeka, en 30 mensen in de periferie, werkten er ongeveer 4000 mandagen aan. ‘Cegeka slaagde erin het project binnen de timing en budget af te werken, wat een uitzondering is bij informaticaprojecten maar overeenstemt met de 90%-succesratio van Agile-projecten. De toeters en de bellen gingen eruit zodat we nu over een maximaal bruikbaar systeem beschikken dat toch 100% is wat de business wil.’