De Europese vestigingen van de Japanse fabrikant van tandheelkundig materiaal GC werkten lang zelfstandig, ook voor het beheer van ICT. Dat ging lang goed, want GC Europe is een groeibedrijf. Het personeelsaantal verdubbelde in vier jaar. Desondanks vergt groei toch ook een goede organisatie. “IT is misschien geen kernactiviteit, het maakt wel integraal deel uit van onze bedrijfsvoering. Dan moet je zorgen voor continuïteit en met een klein IT-team en een decentrale strategie lukt dat moeizaam. Je hebt twee keuzes: of je wacht tot de eerste calamiteit, of je neemt maatregelen”, zegt Jean Guns. Hij is als Vice-President Finance & General Affairs bij GC Europe ook verantwoordelijk voor IT. Guns besteedde zijn volledige informatica prompt uit aan Cegeka. “Net als wij een familiebedrijf, net als wij niet te groot.”

GC Europe had al ervaring met outsourcing. Het haalt al een tijdje zijn SAP-software uit de cloud bij een derde partij, dat ook het functionele beheer van de software doet. In 2010 besliste GC Europe om ook technische IT-ondersteuning uit te besteden aan een externe servicedesk. Cegeka bleek een goeie partner, maar GCE breidde al snel de scope uit. “IT-ondersteuning op een heterogeen park is weinig efficiënt noch toekomstgericht. We wilden onze informatica standaardiseren en stap voor stap centraliseren zodat we in elk land met dezelfde systemen werken”, verduidelijkt Guns.

	Key users werkten met hun vertrouwde applicaties in Cegeka’s cloud en zagen dat het goed was. Onze collega’s konden het werk gewoon voortzetten na de go-live.
	Jean Guns Vice-President Finance & General Affairs

Saas en Paas uit een private cloud bij Cegeka

Alle 100 computergebruikers kregen nieuwe machines met Windows 7 en Office 2007, met een passende opleiding. De standaard gebruikers hebben nu een thin client die in verbinding staat met GC Europe’s private cloud in het datacenter van Cegeka in Hasselt. De gebruikers halen er al hun toepassingen zoals e-mail en CRM, maar ook bestanden en netwerkverbinding.

“Hier bij GCE staat geen enkele server meer”, zegt Guns. “Tachtig procent van onze computergebruikers werkt met standaardtoepassingen. Het ideale profiel voor thin client computing. De laatste Exchange server wordt gebruikt door onze collega’s uit Nederland en Spanje. Zij zullen als eersten migreren naar de nieuwe omgeving. Dan zal ons hele IT-hebben-en-houden in de cloud staan. We hebben ons volledige applicatielandschap gevirtualiseerd. Onze toepassingen halen we via software-as-a-service binnen en voor onze maatsoftware hebben we ook een kopie voor tests en ontwikkeling. Platform-as-a-service dus.”

Ambitieuze transitie

Uiteindelijk verhuisde ook het netwerkbeheer naar Cegeka. Zo kunnen ook de andere vestigingen stapsgewijs overschakelen naar de centrale systemen. In één weekend droeg Cegeka alle toepassingen over naar GCE’s private cloud en rustte het de medewerkers uit met nieuwe pc’s. Om dat ambitieuze proces vlot te laten verlopen, voorzagen GC Europe en Cegeka een ruime test- en voorbereidingsfase.

“Key users werkten met hun vertrouwde applicaties in Cegeka’s cloud en zagen dat het goed was. Onze collega’s konden het werk gewoon voortzetten na de go-live”, zegt Guns. Toch zou hij het nu minder ambitieus aanpakken, omdat sommige toepassingen maar door een à twee personen gebruikt worden. Het transitieteam nam ook die specifieke systemen oorspronkelijk mee en daarmee heeft GCE nu nog wat opstartprobleempjes. “Een iets minder uitgebreide scope was voor een aantal gebruikers beter geweest. Maar dan hadden ze uiteraard tijdelijk twee computers en dan verkies je wellicht weer de korte pijn. Elk voordeel heeft zijn nadeel. Cegeka pakt de opstartprobleempjes overigens bij de wortel aan. Drie dagen per week komt een van de servicedeskmedewerkers om onze business nog beter te leren kennen en de kleine issues sneller op te lossen.”

Governance om het project op de rails te houden

GC Europe heeft elke week een statusvergadering met de servicemanager van Cegeka. “Het team blijft klein en dus is governance al met al eenvoudig gehouden”, meent Jean Guns. “Al neemt de finetuning van het project soms iets meer tijd in dat men zou willen, maar dat is logisch. Vroeger had ik maar één contact voor ERP en netwerk, de rest stond intern. Hoe meer je uitbesteedt, hoe meer contactpersonen je hebt. Anderzijds hebben we nu onze Europese IT-organisatie verder geprofessionaliseerd.”

Met het outsourcingproject gaf GCE zijn IT toch vooral een kwaliteitsimpuls. “Val maar eens een dag zonder internet. Dat betekent geen SAP en het magazijn valt volledig stil. Nu hebben we wel die continuïteit. Bovendien moderniseerden we heel het computerpark en bouwden met de private cloud bij Cegeka een systeem op dat mee kan groeien. Als ik nu extra geheugen of servers nodig heb, vormt dat geen probleem. En we standaardiseren in Europa: dezelfde systemen, dezelfde software. Het budget zal de eerste twee jaar misschien iets duurder uitvallen, maar de IT-ondersteuning wordt daarna goedkoper. In de opstart verwerkte Cegeka’s servicedesk dagelijks nog 55 tot 60 tickets, nu zijn het er nog een vijftiental en ik wil het verder verlagen. Outsourcing maakt mijn werk alvast iets makkelijker, zodat ik kan focussen op de juiste dingen”, besluit Jean Guns.