Met ruim 150.000 leden heeft de Vlaamse Tennis Vereniging (VTV) baat bij een vlotte communicatie. Om die reden investeert de VTV sinds haar oprichting sterk in automatisering. Hoeksteen in het informaticabeleid is de beheersoftware Elit voor onder meer de ledenadministratie. Sinds kort kunnen de leden de software ook via het internet gebruiken. Daarvoor adviseerde VTV’s vaste partner Cegeka om over te stappen naar een meer krachtige internetverbinding en centrale servers. Tussen de beide VTV-vestigingen kan men nu veilig en efficiënter werken en samenwerken. De betrouwbare IT-basis vormt bovendien een springplank naar nog meer mogelijkheden.

“Cegeka herbekeek in 2011 onze internetverbinding en wisselde de trage en dure connectie in voor een krachtiger formule - eveneens van Belgacom - die bovendien een pak goedkoper uitkomt”, vertelt Steven De Smet, coördinator competitie en automatisatie bij VTV.

	Dankzij de vernieuwing van onze interne infrastructuur kunnen we efficiënter en flexibeler werken, wat resulteert in een aanzienlijke tijdswinst.
	Steven De Smet Coördinator competitie en automatisatie bij VTV

Naast de trage internetverbinding was ook de interne infrastructuur aan vervanging toe. “Zowel de toestellen waarop gewerkt werd als de mail- en documentservers waren verouderd. Een ander probleem was dat de vestiging van VTV in Brussel en die in Wilrijk niet met elkaar verbonden waren. Qua onderhoud zorgde dit ook voor een dubbele kost”, aldus De Smet. Om die obstakels te overwinnen deed VTV een beroep op Cegeka, dat al sinds 1996 IT-diensten levert aan de tennisfederatie.

Van lokaal werken naar centrale server

“Er werd in Brussel een centrale server geïnstalleerd waarop we nu alle e-mails en documenten van beide vestigingen opslaan. De pc-gebruikers in Wilrijk hebben toegang tot de server via een VPN-verbinding. Van de overschakeling hadden de medewerkers van VTV weinig tot geen last, aangezien Cegeka alles op voorhand configureerde. Als er nu een computer crasht, verliezen we geen gegevens en duurt het veel minder lang voor we terug operationeel zijn”, zegt Steven De Smet.

Om de efficiëntie nog meer op te drijven, werd een groot deel van de desktop pc’s vervangen door laptops. Steven De Smet: “Werknemers die op clubbezoek zijn of werken op een event zoals Davis Cup of Fed Cup kunnen met behulp van hun laptops via de VPN-verbinding steeds hun documenten bekijken en bewerken. De enige vereiste is dat ze beschikken over een internetverbinding. Dankzij de vernieuwing van onze interne infrastructuur kunnen we dus efficiënter en flexibeler werken, wat resulteert in een aanzienlijke tijdswinst.”

Ondersteuning op afstand

Cegeka staat ook garant voor een optimale beschikbaarheid van de nieuwe server. Eventuele problemen in het systeem worden direct gedetecteerd door monitoring software en kunnen doorgaans op afstand worden opgelost. Ook het serveronderhoud gebeurt via de cloud. Daarnaast komt er om de twee maanden iemand van Cegeka persoonlijk langs om updates te installeren en de persoonlijke banden aan te halen.

“Het feit dat er te allen tijde een helpdesk ter beschikking staat, is voor ons als federatie heel belangrijk. Bij IT-problemen worden we snel geholpen waarbij we weinig tijd verliezen”, aldus De Smet. “Cegeka zorgt ook voor de beveiliging van ons netwerk en van de pc’s. Op advies van Cegeka hebben we ervoor gezorgd dat de pc-gebruikers niet meer zelf software kunnen installeren. Een stabiele en betrouwbare IT-basis is cruciaal voor een efficiënte interne werking. In de toekomst willen we onze eigen organisatie nog beter structureren, bijvoorbeeld door SharePoint te gaan gebruiken.”

Software op maat

Cegeka biedt VTV ook ondersteuning bij de communicatie met de tennisclubs. Die communicatie verloopt grotendeels geautomatiseerd, via het softwareprogramma Elit - Elektronische Leden-, Interclub-, en Tornooiadministratie. Dat programma werd eind jaren ‘90 op maat voor VTV geschreven door Sascha Van Itterbeeck, zelf een fervent tennisser en ondertussen een vaste waarde bij Cegeka. “De tennisclubs gebruiken Elit voor hun ledenadministratie en het online verwerken van hun tornooi- en interclubresultaten.”

Eind 2009 maakte Cegeka, in samenspraak met VTV, van Elit een webtoepassing. Alle gegevens staan sindsdien in een centrale database opgeslagen. De website en de toepassing moeten altijd beschikbaar zijn, aangezien ze essentieel zijn voor de interne en de externe communicatie van VTV. Daarom draaien ze op de servers van Cegeka in Hasselt.

“VTV blijft de mogelijkheden van Elit uitbouwen”, zegt Steven De Smet. “In 2004 hebben we het elektronisch terreinreserveringssysteem opgestart. Daarmee kunnen de leden van ruim 200 clubs hun terrein vandaag online reserveren. Recent hebben we ook een mailingmodule gelanceerd waarmee clubs op eenvoudige wijze nieuwsbrieven kunnen sturen naar leden of promotie kunnen maken voor hun komende tornooi. En onlangs implementeerden we een module waarmee trainers de uitslagen van hun clubtesten online kunnen ingeven.”

Alle initiatieven en investeringen kaderen in de verdere professionalisering van VTV’s werking. “Dankzij onze aanpak slagen we erin om een goede service aan te bieden aan onze clubs en leden”, besluit De Smet.